¿Cómo mejorar la productividad en la oficina?



La vuelta a la oficina está siendo difícil para muchos tras estar mucho tiempo laborando desde casa, pero hay estrategias que ayudarán a mantener los altos niveles de productividad.



Trabajar desde casa durante casi dos años supuso un cambio en nuestro día a día laboral. Se pasó de ir deprisa por la mañana para llegar al transporte a levantarse con más calma al no tener que hacer ese desplazamiento. Se pasó del contacto con personas en el mismo espacio físico a tener que interactuar por videoconferencias. Se pasó de charlar en persona al tener que hacerlo a través de un chat por aplicaciones como Slack, Microsoft Teams o más.

Todos esos cambios, aunque no lo notemos, alteran nuestra fisiología y nuestras capacidades. Antes era extraño trabajar desde el salón de tu casa, había muchas distracciones que podrían afectar al rendimiento laboral, pero ya se convirtió en costumbre por lo que nuestra productividad incrementó. Ahora con la vuelta a la oficina, esas distracciones son lo que antes era algo normal: los compañeros de trabajo, gente pasando o incluso las interacciones.

Tenemos que acostumbrar a nuestro cuerpo y mente a esa vuelta a la oficina para que siga rindiendo como se espera y, por ello, hay una serie de directrices que pueden hacer que volver a la normalidad sea pan comido.


mejorar la productividad


Consejos para ser más efectivo en el trabajo

Ya sea que se esté de vuelta a la oficina o en el nuevo formato híbrido, seguro que estos consejos pueden ayudar a los trabajadores a mejorar su rendimiento laboral:

Utiliza calendarios

Usar planificadores y calendarios es esencial para incrementar la productividad. Permiten gestionar mejor el tiempo y saber qué es lo que se tiene que hacer en todo momento. En el ámbito profesional, lo que más se utiliza es la línea del tiempo. Una línea del tiempo muestra una hoja de ruta que ayuda a los equipos a visualizar lo que hay que hacer para cumplir con los deadlines.

También se les conoce como cronogramas y ofrecen un itinerario definido y ayudan a los managers y a los trabajadores a priorizar los procesos. La información visual siempre es mucho más fácil de retener y ahí es donde esta herramienta cobra un papel fundamental. Si no sabes cómo hacer una línea del tiempo no te preocupes porque es muy sencillo, simplemente se tiene que crear una línea recta a la que hay que añadir las fechas clave que se consideren oportunas. Seguido, se añaden las tareas a realizar en determinados momentos y se pueden separar por equipos. Desde el punto de vista individual, si se planea bien esto con antelación ayuda a mejorar la eficiencia y el rendimiento laboral.

Haz uso de herramientas online

Las herramientas online para trabajar ayudaron mucho trabajando desde casa y siendo nómadas digitales, ¿por qué hay que volver a dejarlas de lado? El papel debe de pasar a un segundo plano si lo que se quiere es mejorar el rendimiento. Actualmente hay todo tipo de herramientas para cualquier caso de uso que se necesite y no solo pueden suplir al papel perfectamente, sino que ofrecen una serie de características pensadas y diseñadas exclusivamente para mejorar la productividad.

Herramientas como Slack, Microsoft Teams, Asana o Miro ayudan a los trabajadores a organizar mejor su agenda y a favorecer el rendimiento laboral. Además, indirectamente, el no tener que utilizar más objetos más que un ordenador ayuda a tener el espacio de trabajo más limpio, lo cual ayuda a reducir los niveles de estrés, como ya demostraron muchos estudios, y facilita la concentración.

Se puede pensar que para qué hay que seguir utilizando si las reuniones van a volver a ser presenciales y se puede volver a utilizar una pizarra real. Cierto, pero ¿quién se va a llevar esa pizarra física para saber en todo momento que hay que hacer? Será mejor tener todo online para poder tener acceso esté donde se esté y una facilidad a la hora de modificar, ¿verdad?

Gestiona tu tiempo

Esto es algo básico. Es lo esencial para ser productivo en el trabajo. No solo es importante conocer tus tareas y las fechas límite en una línea del tiempo. Se tiene que saber qué es lo que se va a hacer día a día y el tiempo que se pretende emplear para completarlo. Se puede hacer a inicio de semana y no debería demorar más de 30 minutos, pero el tiempo que se ahorrará será mucho más alto.

De la misma forma, todo trabajador sabe cuándo es más productivo, por lo que hay que jugar con eso e intentar que en esos momentos no haya ninguna reunión ni nada programado para poder rendir mejor. Por ello, se recomienda tener las reuniones en bloques de forma continuada para que se pueda rendir mejor, ya que no hay peor experiencia que tener 15-20 minutos entre reuniones y que no dé tiempo a empezar nada porque no se va a poder finalizar.

Otro consejo en este apartado, es que hay que centrarse en una tarea a la vez y no en más. Una vez terminada, ya se podrá pasar a la siguiente pero es mejor no tener muchos frentes abiertos al mismo tiempo.

Toma descansos

El apartado físico y salud mental de cualquier trabajador es lo más importante. Un trabajador que está cansado y que no está concentrado es lo peor que le puede pasar si se quiere ser productivo. Estar en un mismo espacio físico con superiores puede generar una ansiedad a la hora de tomarse un descanso porque el trabajador puede creer que será mal visto por su parte. Los managers deben animar a los empleados a tomar descansos cuando sea necesario para favorecer el clima de trabajo.

Estar mucho tiempo frente a la pantalla de un ordenador no puede ser bueno pero ir a la máquina de café cinco minutos puede ser de gran ayuda. ¿A quién no le pasó que hay momentos en lo que se está frente al ordenador con la cabeza en otra parte? ¿Será mejor descansar durante 5-10 minutos que estar horas sin hacer nada productivo?

Conclusiones

No importa si se trabaja en una oficina o en formato híbrido. Sea como fuere hay que ser productivo y acostumbrar a nuestro cuerpo y mente a la vuelta a la normalidad laboral y, por ello, la gestión del tiempo es algo esencial si se quiere rendir bien en el puesto de trabajo.

Las plataformas digitales que tanto crecieron durante los pasados años están para quedarse, así que no hay que tener miedo a seguir exprimiéndolas al máximo para sacar el jugo de todas sus ventajas que tanto van a ayudar a los trabajadores durante los próximos meses.

Organización y estabilidad son los factores clave de la educación de la productividad. No cambien esas variables y trabajen en ellas para llegar a lo más alto.

Author: Mauro Di domenica

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